INCUBA ist ein Forschungspark und eine professionelle Community für wissensintensive Startups, Spinouts, Scale-ups und Unternehmen. Hier treffen Investoren, Mentoren, Forscher, Studierende und Business-Spezialisten in einem dynamischen Umfeld aufeinander. Mit über 30 Jahren Erfahrung unterstützt INCUBA rund 200 Unternehmen und mehr als 2.000 Fachkräfte und fördert Innovationen in IT/Tech, Cleantech und Life Science. Es bietet flexible Büroflächen, Wachstumschancen sowie Zugang zu Netzwerken, Investoren und Forschung – an den Standorten Katrinebjerg, Navitas und Skejby.

Die Herausforderung

Als schnell wachsendes Unternehmen mit mehreren Standorten und Services benötigte INCUBA eine moderne und effiziente Lösung für das Facility Management. Die Anforderung war klar: Eine zentrale Plattform, die bestehende Anbieter und Services vereint und es Mietern ermöglicht, bestimmte Services eigenständig zu verwalten.

Unsere Lösung

INCUBA hat Senbee Connect Enterprise an allen Standorten eingeführt – und damit Gebäudebetrieb, Service-Integrationen und Mieter-Tools auf einer Plattform vereint.

Senbee Connect bietet nicht nur fortschrittliche BMS-Funktionen wie Zutrittskontrolle, Klimasteuerung und Energiemonitoring, sondern ist auch eine leistungsstarke Plattform für das Mietererlebnis. Unternehmen bei INCUBA können jetzt Aufgaben wie Mitarbeiter-Onboarding, Parkplatzverwaltung, WLAN-Zugang oder Kantinenbestellungen – alles über eine einzige Oberfläche – erledigen.

Für INCUBA bedeutet das weniger manuelle Prozesse, bessere Übersicht über alle Standorte und eine skalierbare Basis für zukünftiges Wachstum.

Wichtige Integrationen

• Zutrittskontrolle: Nahtlose Integration mit den bestehenden Zutrittskontrollsystemen von INCUBA, sodass Mieter den Zugang zu ihren Büroräumen einfach verwalten und freigeben können. Das sorgt für mehr Sicherheit und Komfort.
• Parken: Mieter können Parkberechtigungen verwalten und ihre Fahrzeuge registrieren – für ein reibungsloses und unkompliziertes Parkerlebnis.
• Netzwerk und WLAN: Integriertes Netzwerkmanagement, das INCUBA die Verwaltung von Geräten und den Zugang zu sicherem, schnellem Internet ermöglicht – maßgeschneidert für die Anforderungen eines innovationsgetriebenen Umfelds.
• Drucken: Ein zentrales Druckmanagement-System, das Mietern einfachen Zugang zu gemeinsamen Druckdiensten bietet – mit Funktionen wie sicherer Druckfreigabe, Kontingentverwaltung und Wartungsanfragen.
• Kaffee: Integration mit Kaffeemaschinen-Managementsystemen: Mieter können Nachschub bestellen, Verbrauch einsehen und sicherstellen, dass ihr Lieblingskaffee am Arbeitsplatz immer verfügbar ist.
• SPS- und HLK-Steuerung: Die Plattform integriert sich mit SPS- und HLK-Systemen und ermöglicht INCUBA, den Energieverbrauch zu optimieren und an allen Standorten ein angenehmes Klima zu gewährleisten.
• Beleuchtungssteuerung: Mieter können die Beleuchtung in ihren Büroräumen individuell einstellen, während INCUBA für energieeffiziente Beleuchtung im gesamten Gebäude sorgt und so die Umweltbelastung reduziert.
• Kantinenservices: Die Plattform ermöglicht es Mietern, Speisepläne einzusehen, Mahlzeiten zu bestellen und Ernährungspräferenzen zu verwalten – für reibungslose Abläufe in der Kantine.
• E-Mail und CMS: E-Mail-Kommunikation und Content-Management-Systeme sind integriert, damit Mieter stets informiert bleiben und einfachen Zugriff auf wichtige Updates, Dokumente und Ressourcen haben.

Die Wirkung

Senbee Connect Enterprise hat die Arbeitsweise von INCUBA grundlegend verändert. Was früher manuelle Abstimmung, Papierkram und viele Stunden Personalaufwand bedeutete, läuft jetzt über eine zentrale, mieterfreundliche Plattform.

• Über 4.150 Stunden jährlich eingespart: Routinetätigkeiten wie Zutrittskontrolle, Parkplatzregistrierung und Gästemanagement werden jetzt von den Mietern selbst erledigt – Ihr Team gewinnt Zeit für wertvollere Aufgaben.
• 80 % der Serviceaktionen werden jetzt selbstständig durchgeführt: Vom Anlegen neuer Mitarbeitender bis zur Verwaltung von WLAN- und Druckerzugängen – die meisten Mieteranliegen laufen jetzt ohne Ihr Zutun.
• 92 % Nutzerakzeptanz: Fast jedes Unternehmen bei INCUBA nutzt Senbee Connect wöchentlich aktiv. Es ist ein zentraler Bestandteil ihres Arbeitsalltags geworden.
• Über 20.000 Zugriffsvorgänge monatlich verarbeitet: Die Plattform steuert Zutrittskontrolle skalierbar, nahtlos und sicher.
• Intelligentes Energiemanagement: Durch die Integration von HLK- und Beleuchtungssystemen in Senbee Connect kann INCUBA den Energieverbrauch langfristig besser überwachen, anpassen und optimieren.

Senbee Connect war für INCUBA ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung der Abläufe. Durch optimierte Prozesse und ein besseres Mietererlebnis ist INCUBA auf dem besten Weg, eine führende digitale Community im Innovationsökosystem zu werden.

Senbee hat unsere Immobilienverwaltung und den Betrieb unserer Facilities grundlegend verändert. Dank ihrer Decision-Science-Technologie treffen wir bessere, datenbasierte Entscheidungen und erzielen herausragende Ergebnisse. Wir betreuen ein vielfältiges Portfolio an Gewerbe- und Wohnimmobilien, und mit der Senbee-Plattform können wir unsere Abläufe effizient skalieren. Senbee ist mehr als nur ein Infrastruktur-Anbieter – sie sind ein strategischer Partner. Ihr Fachwissen und ihre kooperative Herangehensweise fordern unser Team heraus, innovativ zu denken und bahnbrechende Ergebnisse zu erzielen.

Claus Svane
Director Real Estate, Vermietung & Facility Management bei INCUBA A/S

Fazit

Die Einführung der Senbee-Plattform durch INCUBA ist ein bedeutender Schritt in ihrer digitalen Transformation. Durch die Zentralisierung und Integration ihrer Services in eine einheitliche Plattform haben wir INCUBA geholfen, Effizienz zu steigern, die Mieterzufriedenheit zu erhöhen und sich als Vorreiter im digitalen Community-Bereich zu positionieren.